Bearbeitungshinweise

Hinweise zum Ausfüllen von Auszahlungsanordnungen

1. Allgemeines

Mit der Anlieferung der Kassenanordnungen über die Schnittstelle des IRMA-Gateway der LHSK Mainz und der digitalen Signatur jeder dieser Kassenanordnungen ist zwingend verbunden, dass eine Änderung dieser Daten durch die LHSK Mainz nicht mehr erfolgen darf (und kann!).

Zur reibungslosen Verarbeitung der Auszahlungsanordnungen (im Besonderen bei inländischen Überweisungen) ist daher bei den hier notwendigen Angaben (siehe unten) ein besonders sorgfältiges Arbeiten notwendig.

Diese Hinweise sollen Sie auf die wichtigsten Aspekte in diesem Zusammenhang hinweisen.

2. Angaben über den Kontoinhaber

Für die Gutschrift auf dem Konto des Empfängers ist grundsätzlich der angegebene Name, nicht die Empfängerkontonummer maßgeblich. Die Empfängerbank muß einen Vergleich zwischen Kontonummer und Kontoinhaber durchführen. Bei Unklarheiten ist Rücksprache zu nehmen! Lassen sich die Unklarheiten bei ungewöhnlichen Überweisungen über 15.000,- EUR nicht klären und hat das nachfragende Institut bis 14.30h am Folgetag keine Antwort erhalten, kann es die Überweisung zurückgeben. In der Praxis kommen in solchen Fällen die Überweisungen ohne weitere Rückfragen mit einem Vermerk, dass Empfänger und Kontonummer nicht übereinstimmen, wieder an die LHSK Mainz zurück und werden dort auf einem Verwahrkonto als Einnahme gebucht bis die Angelegenheit geklärt werden kann.

Es kommt wiederholt vor, dass der Empfänger des Geldes nicht mit dem Kontoinhaber übereinstimmt.

Beispiele:

  • Zurücküberweisung von Semesterbeiträgen an Studierende, Kontoinhaber sind die Eltern,
  • bei Behörden/Hochschulen sind oft Landes- oder Bundeskassen Kontoinhaber (sh. LHSK Mainz!),
  • bei Insolvenzen sind die Zahlungen oft an den Insolvenzverwalter zu leisten,
  • verschiedentlich sind Forderungen an Banken abgetreten und an diese zu leisten.

Beachten Sie daher bei den Zahlungsaufforderungen immer, an wen die Zahlung zu leisten ist und wer der Kontoinhaber ist.

3. Angaben über den Verwendungszweck (Zahlungsgrund)

Die Angaben zu dem Zweck der Zahlung soll es dem Empfänger ermöglichen, den Grund der Zahlung ohne weitere Rückfragen beim Einzahler festzustellen.

Typischerweise sind also hier Angaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Kundennummer zu machen. Vielfach wird bei der Zahlungsaufforderung auch um Angabe eines Aktenzeichens, einer Verbuchungsstelle, eines Buchungskontos oder ähnliches gebeten.

Sofern Sie den Zahlungsgrund aus einem der Rechnung beigefügten Überweisungsvordruck entnehmen und diese Angaben nicht aus der Rechnung hervorgehen, belassen Sie bitte den Überweisungsvordruck bei den zahlungsbegründenden Unterlagen.

Sofern bei der Höhe des Rechnungsbetrages eine Gutschrift abgezogen wird, sollte im Verwendungszweck auch die Gutschriftsnummer aufgeführt sein. Ist dies aus Platzgründen nicht möglich, sollte der Empfänger auf andere Weise (Telefon, Telefax) über die Berücksichtigung der Gutschriften informiert werden.

Bei der Kundennummer bitten wir zu beachten, dass Geschäftspartner bei einer Hochschule oft mehrere Kundennummern verwenden (Kundennummer wird für den Fachbereich/das Institut/die Abteilung/etc. vergeben).

Achten Sie also bitte darauf, welche Angaben im Einzelfall gewünscht werden. Sie finden diese jeweils auf den einzelnen Zahlungsaufforderungen.

Ohne diese Angaben können die Empfänger Ihre Zahlung nicht (zweifelsfrei) zuordnen. Zeitaufwendige Rückfragen der Empfänger oder gar Mahnungen können die Folge sein.

"Die Buchhaltung der LHSK Mainz ist angewiesen, bei falschen oder unvollständig gemachten Angaben im Feld Verwendungszweck, die Kassenanordnung unter Hinweis auf den festgestellten Mangel zurückzuweisen!"

Ab dem Haushaltsjahr 2006 kann durch die Buchhaltung der LHSK keine Überprüfung der in einer elektronischen Zahlungsanordnung gemachten Angaben mehr erfolgen, da die zahlungsbegründenden Unterlagen grds. nicht mehr zur Kasse versendet werden.

Um sorgfältige Bearbeitung wird daher gebeten, um unnötige Rückfragen der Geldempfänger über den Verwendungszweck der Zahlung zu vermeiden.

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Hinweisen beim Ausfüllen der Auszahlungsanordnungen eine Hilfestellung geben zu können. In Zweifelsfällen steht Ihnen Ihre zuständige Buchhaltung bei der Landeshochschulkasse gerne zur Beantwortung etwaiger Fragen in diesem Zusammenhang zur Verfügung.